Virtuaalityöpajat – lähes kaikki on mahdollista!

Puoli vuotta virtuaalielämää on takana ja huomaan kehittyneeni aikamoiseksi virtuaalifasilitointiosaajaksi. On ollut ilo saada oppia ja kehittyä yhdessä, oman tiimin ja muiden virtuaalifasilitoinnista innostuneiden kanssa. Tässä blogissa kerron kokemuksia erilaisista onnistuneista virtuaalityöpajakokeiluista ja annan vinkkejä turvallisuudentunteen luomiseen virtuaalityöpajassa.

Virtuaalinen työpajatoiminta eroaa kasvokkain tapahtuvasta. Joka tapauksessa se tarjoaa paljon erilaisia tapoja ja keinoja rakentaa yhteisyyttä, edistää yhteisiä tavoitteita, rakentaa strategiaa, muotoilupelata, tehdä kaikkea sellaista, mikä on mahdollista myös kasvokkain, ja joskus vielä enemmän. Virtuaalityöpajat eivät kuitenkaan ole kasvokkain tapahtuville työpajoille alisteinen tai täydentävä muoto kehittää asioita yhdessä, vaan niillä on aivan oma arvonsa.

Työpajan vetämistä etänä

Jotta yhteiskehittäminen on mahdollista, tarvitaan kaksi asiaa: puhe- ja/tai videoyhteys sekä jotakin yhdessä tehtävää, joka usein on yhteiskäyttödokumentti. Nämä kaksi edellytystä ovat sovellettavissa niihin ohjelmistoihin, jotka organisaatiossa ovat käytössä. Työelämän ulkopuolella ohjelmistot valikoituvat ilmaisuuden ja helppokäyttöisyyden kautta. Taitojen kehittyessä ja osallistujista riippuen maailma on auki: virtuaalityöpajassa voidaan käyttää kuvia, kortteja, janatyöskentelyjä, tarralappuja, yhteiskäyttöön kehitettyjä erilaisia työpajaohjelmistoja ja vaikka mitä tekniikoita. Aluksi kannattaa valjastaa käyttöön organisaatiossa tutut perusohjelmistot.

Perusohjelmistot yhteiskehittämiskäyttöön

Tämän puolen vuoden aikana olen saanut uudestaan ja uudestaan innostua niistä mahdollisuuksista, joita aivan tavalliset toimisto-ohjelmat tarjoavat yhteiskehittämiselle virtuaalityöpajoissa. Niiden iso etu on, että suurin osa osallistujista osaa käyttää niitä jo valmiiksi.

Olemme käyttäneet meidän organisaatiossamme käytössä olevia Microsoftin Exceliä, Powerpointia, Wordia, kaikkia tehokkaasti yhteiskäyttäen. Saman työn voi tehdä myös muilla organisaatiossa yhteisessä käytössä olevilla ohjelmilla tai vaikkapa Googlen vastaavilla ohjelmilla.

Kokeiltuja esimerkkejä toimisto-ohjelmien käyttömahdollisuuksista:

• Excel. Ikinä en olisi uskonut Excelin tarjoavan niin paljon mahdollisuuksia työpajakäyttöön! Esimerkki: Strategiatyö, täsmällisemmin tekniikkana tulevaisuuden muistelu. Käyttökokemus ja tuloksellisuus testattu sekä kahdeksan hengen ryhmässä että neljässä samanaikaisessa ryhmässä 30 henkilölle. Toimii!
• Powerpoint. Kätevä yhteiskäyttökehittämiseen. Esimerkki: Strategisten osaamisten kehittämistarjonnan suunnittelu. Pohjadokumentissa kehittämistarjonnan keskeiset näkökulmat, esim. “Nimi, kenelle, milloin, miten, miksi” ja aiemmissa työpajoissa rakennetut kehittämisen idut.
• Word. Lukuisia esimerkkejä. Perusideana on ollut, että Wordissa on kysymykset, joita ensin pohditaan kukin hiljaa kirjoittaen ja sitten yhteisessä keskustelussa yhteistä ajattelua rakentaen. Samaan aikaan kirjoittaessamme olemme monta kertaa tehokkaampia kuin vain keskustellen. Pohjakysymykset voivat olla samoja tai eri kysymyksiä samanaikaisissa ryhmissä. Tämä tekniikka mahdollistaa sekä toiminnan fasilitoijan* kanssa että ilman fasilitoijaa, itseohjautuvasti. Itseohjautuvuus vaatii selkeän ohjeistuksen sekä kehittämismielisen porukan, jonka jäsenillä on ryhmänvetokokemusta.

*blogini fasilitoinnista löydät täältä.

Muotoilupeliäkin voi pelata verkossa. Kerron aiheesta lisää seuraavassa blogissa. Tämä kortti kuuluu Aalto-yliopistossa kehitettyyn muotoilupeli Atlakseen.

Hyvin suunniteltu työpaja takaa onnistuneen kokemuksen

Virtuaalityöpajan toteutuksessa erityisen tärkeää on hyvä suunnittelu. Moni meistä alkaa jo kypsyä etäyhteyden kautta toteutuvaan yhteisyyteen ja kotona pöydän ääressä tai sohvalla tapahtuvaan työntekoon. Moninainen osallistujajoukko, joka osallistuu osin kotoa ja osin työpaikalta, ansaitsee hyvin suunnitellun ja toteutetun kokonaisuuden. Parhaimmillaan virtuaalinen työpaja mahdollistaa tehokkaan toiminnan ja yhteisen kehittämisen. Sutjakkuus työpajassa nojaa hyvään ennakkosuunnitteluun ja tehokkaaseen valmisteluun. Ja kun on toimiva ennakkosuunnitelma, siitä on helppo tarvittaessa poiketa ja joustaa.

Virtuaalityöpajoissa on erityisen tärkeä rakentaa heti alussa osallistujan turvallisuudentunnetta, joka synnyttää luottamuksen ilmapiirin, sekä ylläpitää tuota tunnetta läpi koko työpajan: “Olen hyvissä käsissä”. Parhaiten työpaja toimii, kun osallistujan ei tarvitse katsoa kelloa tai miettiä, mitä tässä yritetään saada aikaiseksi, vaan hän voi keskittyä kehittämään ja suunnittelemaan käsillä olevaa asiaa.

Turvallisuudentunnetta rakennetaan muistamalla muutama keskeinen asia suunnitteluvaiheessa:

1. Tavoitteiden kirkastaminen ennen työpajasuunnittelun aloittamista.
   Työpajaa ei kannata järjestää eikä osallistavia menetelmiä käyttää, jollei ole selvillä miksi niin tehdään. Kun tavoitteet on kirkastettu, seuraa menetelmien valinta.
2. Aikatauluttaminen ja suunnittelu, etukäteistyö työpajan sujuvuuden varmistamiseksi. Tämä pitää sisällään esimerkiksi Teamsia käytettäessä ryhmäkokousten ja yhteiskäyttödokumenttien tekemisen etukäteen sekä niiden linkkien selväkielistämisen. Itse teen aina masterdokumentin työpajasuunnitteluun. Teen sen yleensä Word-dokumenttina, jonka jaan linkkinä fasilitoijien käyttöön. Linkkinä jakaminen kannattaa, jotta mahdollisia muutoksia dokumenttiin voi tehdä tarvittaessa vaikka työpajan aikana. Masterdokumentti sisältää työpajan aikataulutuksen, linkit ryhmätyökokouksiin ja yhteiskäyttödokumentteihin sellaisessa muodossa, joka on helppo leikata ja liimata kokouksen keskusteluun, tiedon ryhmäkokousten osallistujista sekä selkeät fasilitointiohjeet. Osallistujat näkevät masterdokumentin tulokset yleensä työpajaa ohjaavana Powerpointina sekä keskustelukentässä ryhmäkokous- ja yhteisdokumenttilinkkeinä.
3. Huoli tekniikasta pois osallistujien mielestä. Keinoja tähän on esimerkiksi työpajan tekniikan suunnittelu osallistujien tiedetystä tai oletetusta tekniikkaosaamisesta käsin. Suunnittelu kannattaa tehdä niin, että vähiten osaava tuntee pärjäävänsä. Lisäksi toinen hyvä keino on työpajasta erillinen tekninen aika, jolloin tarkistetaan kaikkien osallistujien teknisten välineiden toiminta sekä annetaan opastusta työpajassa käytettävän tekniikan haltuunottoon.
4. Osanottajien osaamisen ja kiinnostuksenkohteiden huomiointi työpajasuunnittelussa. Tämän edellytys on, että fasilitoija selvittää ja kysyy tarpeeksi tietoja, jotta pystyy suunnittelemaan työpajan lähtien osallistujien tarpeista ja ottaen huomioon heille keskeiset seikat.
5. Harjoittelu työpajaa varten. Harjoittelu takaa onnistumisen. Jos työpajassa tehdään jotain sen fasilitoijillekin uutta, yhteiset harjoittelukerrat tuottavat luottamusta työpajan onnistumiseen.

Uskoni siihen, että virtuaalisesti pystyy luomaan yhteisyyttä ja tekemään tehokkaasti hyvin monia asioita samoin ja samalla eri tavoin kuin kasvokkain olevissa tilanteissa, kasvaa koko ajan. Seuraavassa blogissa kerron tarkemmin virtuaalisesta muotoilupelipelaamisesta verkossa.

Eeva Salonen on kirkollinen kehittäjä, innostuja ja innostaja. Eeva työskentelee kehittämistyön johtavana asiantuntijana Helsingin seurakuntien yhteisessä seurakuntatyössä erilaisten kehittämiskysymysten parissa. Eeva vetää Helsingin seurakuntien Tilannehuoneen kehittämispalvelut-tiimiä.

Eevalla on yli 15 vuoden kokemus kirkollisista kehittämistehtävistä, markkinoinnista ja tapahtumatuotannosta.

Eeva: Linkedin, Twitter