Virtuaalifasilitoinnin kymppi
Minulta kysytään usein ohjeita virtuaalifasilitointiin. Keräsin niistä kymmenen keskeisintä. Ja jokaisen tueksi käytännön vinkin.
Virtuaalifasilitointi tarkoittaa yhteiskehittämisen mahdollistamista verkossa: kokouksissa, työpajoissa, tapaamisissa. Tähän blogiin olen kerännyt virtuaalifasilitoinnin kymmenen hedelmällisintä oppia ja käytäntöä.
1. 🧩 Lähde liikkeelle tavoitteesta 🧩
Menetelmä seuraa kaikessa fasilitoinnissa aina tavoitetta: sen ymmärtämistä, mitä halutaan saada aikaan. Keskeisimmät kysymykset aivan suunnittelun alussa ovat: Miksi? ja Kenelle? Niiden pohtimiseen kannattaa käyttää kunnolla aikaa, koska hyvä pohjatyö takaa parhaan mahdollisen onnistumisen.
2. 🧩 Suunnittele hyvin etukäteen 🧩
Valitse yhteiskehittämisen menetelmät tavoitteen mukaan. Erityisesti Teamsissa ja muutenkin virtuaalifasilitoinnin maailmassa suunnittelu etukäteen on menestyksen avain.
Suunnittelu lähtee liikkeelle tavoitteesta yhdistettynä siihen tietoon, keitä on tulossa paikalle ja mitkä heidän odotuksensa ovat. Työpajasuunnittelussa näistä lähtökohdista päästään sopivien menetelmien valintaan ja tekemisen aikatauluttamiseen.
3. 🧩 Varaudu muutoksiin 🧩
Kun yhteiskehittäminen on hyvin suunniteltu, suunnitelmasta on varaa joustaa: koska suunnitelma ei toimi tänään juuri näille ihmisille, kannattaa toimia toisin. Hyvä virtuaalifasilitoija kuuntelee, seuraa ja joustaa tekemistään suunnitelmista.
4. 🧩 Viesti selkeästi 🧩
Viestintää ei voi koskaan olla liikaa, joten viesti aina, kun se on mahdollista. Kerro etukäteen sopivasti – muttei liikaa, sen verran, että on turvallista tulla mukaan mutta kaikkea yllätyksellisyyttä ei ole paljastettu. Erityisen tärkeä mukanaolijoille on voida luottaa, että homma hoituu: kerro yleiset tiedot aikataulusta, tavoitteista ja varautumisesta, esim. tarvittavista välineistä tai etukäteistehtävistä, hyvissä ajoin etukäteen.
Viesti mahdollisimman selkeästi ja yksiselitteisesti. Käy kaikki tehtävänannot läpi etukäteen: onko käytetty yksinkertaista kieltä, jonka kaikki ymmärtävät? Ovatko ryhmätöiden ohjeistukset yksiselitteiset? Onko annettu selkeä aikaraami? Onko kerrottu, miten tehtävän tekemisestä raportoidaan?
Viesti myös jälkikäteen! Kerää tulokset ja viesti ne, kerää palautetta ja kerro, miten sitä käytetään.
5. 🧩 Valitse menetelmät ja käytettävä tekniikka osallistujien mukaan 🧩
On tärkeä valita käytettävä tekniikka ja menetelmät joko osallistujien oletetun tai tiedetyn teknisen osaamisen mukaan. Jos et saa ennakkotietoja aiheesta, oleta mahdollisimman vähän teknistä osaamista. Yleensä kannattaa pitäytyä yhdessä työpajassa yhdellä tai maksimissaan kahdella alustalla. Mitä tutummaksi alusta tulee, sitä luontevammaksi vuorovaikutus usein osoittautuu.
6. 🧩 Toimi niin, että kaikilla on hyvä olla 🧩
Luo turvallista tilaa muille ja itsellesi yhteiskehittämiseen. Käytä vain menetelmiä, jotka itse tunnet. Jotta menetelmäpakkisi kasvaa, osallistu itse erilaisiin työpajoihin, joissa käytetään erilaisia menetelmiä. Lue, etsi videoita, kuuntele muiden ideoita ja osallistu verkon virtuaalifasilitointikeskusteluihin mahdollisuuksien mukaan.
Anna aikaa, luo tilaa olla rauhassa sellainen kuin kukin osallistuja on. Se rakentaa luottamusta ja tukee työpajan onnistumista.
7. 🧩 Testaa ja kokeile kaikki mahdollinen etukäteen 🧩
Testaa kaikki käyttämäsi linkit ja yhteisdokumenttien jakoasetukset aina etukäteen. Testaa myös menetelmät ja aikataulu: onko mahdollista olla näin nopea ja tuoko se kiireen tunnun? Varaa vara-aikaa työpajan sisään, aina tapahtuu yllätyksiä. Ja mikä sen kivampaa kuin lopettaa hiukan etuajassa, jos yllätyksiä ei tulekaan.
8. 🧩 Näytä esimerkkiä 🧩
Toimi itse ohjeittesi mukaan. Virtuaalialustalla näytä heti alussa, miten homma toimii. Esimerkiksi:
- Laita Teamsissa älä häiritse -tila työpajan ajaksi päälle ja näytä jakamalla työpöytää, miten se laitetaan päälle ja työpajan jälkeen pois. Älä häiritse -tila estää mm. keskustelubannereiden näkymisen työpajan aikana työpöydän oikeassa alakulmassa keskustelun päällä.
- Näytä itse videokuvaasi alusta lähtien ja aina kun puhut tai sinulle puhutaan. Jos joku esittää kysymyksen sinulle, älä laita omaa videokuvaasi pois.
- Näytä, mistä videokuvan voi laittaa itseltään pois, jos oma nettiyhteys ei kestä sitä.
- Esittäytykää aina pienryhmissä. Vaikka olisi tuttu porukka niin joku pieni iloa tuottava tehtävä alkuun toimii: vaikkapa powerpoint-dialta valitaan kuva, miltä tänään tuntuu, tai jokainen ottaa vierestään esineen, jolla kuvaa fiilistään.
- Muista visuaalisuus! Mitä teetkin, mieti, miltä se näyttää. Muista kuvien merkitys käyttämissäsi aineistoissa, selkeys ja yksinkertaisuus. Mieti myös, miltä itse vetäjänä näytät, näytätkö innostuneelta asiastasi? Hymy kirkastaa päivän!
9. 🧩Siirrä kohtaamisosaaminen verkkoon 🧩
Melkein kaiken voi siirtää verkkoon – hyödynnä osallistujien osaamista. Esimerkiksi omassa työyhteisössäni lähes kaikki seurakuntatyöntekijät ovat loistavia ryhmänvetäjiä ja kohtaamisosaamisen ammattilaisia. Jotkut tarvitsevat hiukan rohkaisua osatakseen miettiä, miten oma osaaminen on sovellettavissa verkkoon.
Useimmiten lähes kaikki kohtaamisissa käytettävät fasilitointimenetelmät voi soveltaa verkkoon, vaaditaan vain rohkeutta ja mielikuvitusta. Miten verkossa voi heittää pallon seuraavalle? Tai miten kuiskataan korvaan? Keinot ovat moninaiset.
10. 🧩 Pidä kiinni aikataulusta 🧩
Mitä teetkin, tämä on tärkein. Toiset antavat aikansa, kalleimpansa, sinun käyttöösi. Ole luottamuksen arvoinen. Suunnittele aikataulu sellaiseksi, että siitä on mahdollista pitää kiinni. Sano ääneen, jos tehtävä on liian suuri ja hahmoton yhdeksi työpajaksi, jolloin tavoitteita pitää suunnittelijoiden kesken yhdessä tarkentaa. Kun suunnitelma on tehty, pidä sen aikataulusta kiinni.
Kymppi koossa!
Muista virtuaalifasilitoinnissa nämä kymmenen: kirkasta tavoite, suunnittele huolellisesti, jousta, viesti, valitse tekniikka osallistujien mukaan, luo turvallinen ilmapiiri, testaa ja kokeile, näytä esimerkkiä, siirrä kohtaamisosaaminen verkkoon ja kunnioita muiden aikaa. Näillä pääset pitkälle.
Tämän kympin olen kerännyt taskuuni sekä aiheeseen tutustuessani että erityisesti käytännön fasilitointityössä. Jos sinulle on vinkeistä apua ja tukea, kerrothan siitä kommenteissa. Entä millainen on sinun oma kymppilistasi?
Eeva Salonen on kirkollinen kehittäjä, innostuja ja innostaja. Eeva työskentelee kehittämistyön johtavana asiantuntijana Helsingin seurakuntien yhteisessä seurakuntatyössä erilaisten kehittämiskysymysten parissa.
Eevalla on yli 15 vuoden kokemus kirkollisista kehittämistehtävistä, markkinoinnista ja tapahtumatuotannosta.
