Tilannehuone – tavoitteellinen tapa tehdä tehokasta yhteistä työtä
Lue, miten tiimini järjesti yli sadan hengen virtuaalityöpajan neljän päivän varoitusajalla.
Tilannehuone on asenne ja toimintamalli, tapa tehdä asioita yhdessä fiksummin. Tilannehuoneesta on tullut koronakevään aikana Helsingin seurakunnissa tärkeä osa yhdessä tekemistä, yhteen tulemista ja erilaisten isojen ilmiöiden yhteistä taklaamista eri yhteistyökumppanien kanssa.
Mikä on Tilannehuone?
Helsingin seurakunnissa on kehitetty nyt noin vuoden verran tilannehuonetta eli tapaa tehdä tehokkaasti ja rohkeasti yhdessä. Tilannehuonetta kehitetään sekä virtuaalisena kehittämisalustana, fyysisenä tilana että erityisesti ajattelun ja toiminnan mallina tehdä yhteistä työtä, taustalla on monenlaista yhteistä oppimista yhdessä muiden toimijoiden kanssa.*
Millaista tilannehuonetyöskentely on?
Tilannehuone on tänä keväänä tullut todeksi useina virtuaalisina työpajoina yhteisten isojen kysymysten äärellä. Ensimmäinen iso korona-ajan rajoja ylittävä tilannehuonetyöpaja järjestettiin maaliskuun puolessavälissä Teams-ympäristössä Helsingin kaupungin ja Helsingin seurakuntien yhteistyönä, mukana oli myös useita järjestötoimijoita.
Tiimini sai toimeksiannon järjestää ensimmäinen virtuaalinen tilannehuonetyöpaja vain neljä päivää ennen sen toteutusta. Tuolloin meillä ei vielä ollut olemassa toteutusmallia eikä tietoa, miten virtuaalinen tilannehuonetyöpaja toimisi. Oltiin juuri siirrytty etätöihin ja kaikki mahdollinen oli epävarmaa. Taustalla oli kuitenkin paljon hyvää pohdintaa, paljon kokemusta työpajojen järjestämisestä sekä malleja, joita nyt pystyimme ottamaan nopeasti käyttöön. On hauska ajatella, miten vain kaksi kuukautta sitten pohdimme keinoja saada työyhteisö käyttämään Teamsia — nyt emme paljon muuta teekään!
Tilannehuonetyöpajojen anatomiaa
Tiimini otti haasteen vastaan. Rakensin mahdollisia työpajamalleja kokonaisuuteen, josta emme vielä tienneet edes miten monta ja keitä meitä tulisi paikalle. Pohdimme työpajan tavoitetta, osallistujia ja käytössä olevaa aikaa. Puolessatoista tunnissa piti saada käyttöön faktoja sekä työstettyä tehokkaasti useampaa asiaa isolla porukalla, jonka lopullista henkilömäärää kukaan ei tiennyt. Lisäksi osallistujia tiedettiin tulevan usealta taholta sekä sellaisista organisaatioista, jotka käyttävät Teamsia, että muualta. Olemassa olevaa oli Tilannehuone-Teams, johon edellisellä viikolla oli liitetty kaikki Helsingin seurakuntien työntekijät, sekä tavoite ja tahtotila tehdä töitä tehokkaasti yhdessä yhteistä päämäärää kohti.
Tärkeintä oli suunnittelun starttaaminen tavoitteesta käsin: mitä halutaan saada aikaan. Testasimme ja kokeilimme tiimin kesken. Ensin ajattelin ryhmätyön menetelmäksi chat-keskusteluja, mutta tajusin paremmaksi pienemmät keskusteluryhmät. Tiimin kanssa testailimme kolmeen eri kertaan ja kehitimme mallin yksityiskohtia, harjoittelimme kokouksesta toiseen siirtymisiä ja ohjeistuksia. Lopulliset työpaja-aiheet vahvistuivat vasta samana aamupäivänä. Valmistauduimme tilanteeseen, jossa emme tienneet osallistujamäärää: meitä olisi voinut olla yhteensä 250, mikä on Teams-kokousten maksimimäärä.
Paikalle tuli noin 120 osallistujaa eri organisaatioista. Tälle porukalle toimi hyvin yhteinen aloitus sekä seitsemän samanaikaista työpajaa. Osallistujat saattoivat valita yhden tai useamman aiheen, joiden välillä kulkea. Työpaja-linkit jaettiin kokouksen keskustelussa ja organisaation ulkopuolisille myös sähköpostitse.
Ensimmäinen työpaja järjestettiin Teamsin Tilannehuone-kanavalla. Sen kautta opimme, että tiimiin kuulumattomat eivät näe kanavalla tapahtuvaa keskustelua eli ryhmäkokousten keskustelualueita ja toisaalta ryhmätyöt kanavalla saattavat häiritä muita kanavan käyttäjiä. Tuolloin emme olleet vielä myöskään tietoisia Teamsin Älä häiritse -tilasta, jolla estää ilmoitusten näkyminen, emmekä mahdollisuudesta hiljentää kokouksen osallistujia mikrofoninapilla. Mutta uskalsimme kokeilla!
Tilannehuonetyöpajoista opittua
Nyt runsaan kuukauden kuluttua tuosta ensimmäisestä työpajasta olemme järjestäneet erittäin nopealla varoitusajalla useita virtuaalisia tilannehuonetyöpajoja erilaisilla kokoonpanoilla. Itse huomasin tästä kertyvän sellaista osaamista, joka ei vielä ole laajasti jaettua. Niin lähdin tarjoamaan oppia myös koulutuksen muodossa ja olen nyt pitänyt omassa ja lähiorganisaatioissa useamman koulutuksen ja sparrauksen Teams-työpajojen järjestämiseen.
Työpajatoimintaan olemme ottaneet jatkuvasti mukaan uusia työvälineitä ja malleja: käytännöllisiä toteutuksia yksilö-, pari- ja erikokoiseen ryhmätyöhön. Toimimme organisaation tukemilla työvälineillä eli olemme laittaneet MS Officen eri ohjelmat työpajakäyttöön — yhdessä ja yksin on työstetty niin Word-, Excel- kuin Powerpoint-dokumenttejakin. Tiimistäni on kehittynyt huimia virtuaalisen Teams-fasilitoinnin osaajia ja olen koko porukasta todella iloinen ja ylpeä!
Tilannehuone tuottaa mahdollisuuden tulla yhdessä yhteen jonkin ison asian äärelle ja jatkaa sen valmistelun pohjalta kohti konkretiaa sekä tarpeen mukaan yhteistä päätöksentekoa. Tiimini tehtävänä on tukea ja sparrata kehittämistä vauhtiin. Tilannehuoneen toimintatapojen on tarkoitus luoda luottamusta sekä rakentaa yhteisen työn malleja. Nyt jo alkutaipaleella meillä on hyvä fiilis: tämä toimii!
Mitä tästä eteenpäin
Tilannehuone on osa uutta Helsingin seurakuntien yhteisen seurakuntatyön organisaatiota. Toimimme yhdessä muiden yhteisten palveluiden ja seurakuntien asiantuntijoiden kanssa. Tilannehuone on tarkoitettu tueksi yhteiselle kehittämiselle, Helsingin seurakunnille ja laajemmin monialaiselle yhteistyölle. Tilannehuone on avoin, jaettu paikka tulla uusien kysymysten äärelle yhteen, sparrata ilmiöpohdintaa ja jatkaa kohti konkretiaa. Kiinnostaako sinua kuulla lisää Tilannehuoneesta? Laita viestiä!
*Tilannehuonetta rakennettaessa olemme olleet mukana julkishallinnon laajemmassa tilannehuonemietinnässä, jota on tehty mm. Sitran johdolla osana ilmiöpohjaisen kehittämisen mallintamista (täältä löydät Ilmiöpohjaisen kehittämisen työkalupakin). Olemme oppineet ja opimme jatkuvasti myös Työ 2.0 Lab -yhteistoiminnassa yhdessä muiden organisaatioiden kanssa. Hyviä oppimisen paikkoja ovat olleet mm. erilaiset tilannekeskukset, yhteisen työn tekemisen mallit ja kehittämisen alustat, myös kehittämistiimit, kuten nykyään Digi- ja väestötietoviraston alaisuudessa toimiva D9-tiimi. Palvelumuotoilun keinot ovat vahvasti käytössä ja oppiminen jatkuu.
Ihan tällaista Tilannehuonetta kuin mikä Helsingin seurakunnilla on, ei kuitenkaan ole muualla.
Eeva Salonen on kirkollinen kehittäjä, innostuja ja innostaja. Eeva työskentelee kehittämistyön johtavana asiantuntijana Helsingin seurakuntien yhteisessä seurakuntatyössä erilaisten kehittämiskysymysten parissa. Eeva vetää tilannehuonetiimiä.
Eevalla on yli 15 vuoden kokemus kirkollisista kehittämistehtävistä, markkinoinnista ja tapahtumatuotannosta.
